Koronasituasjonen har satt sitt preg på de fleste virksomheter i en eller annen form. Mange virksomheter har hatt behov for varige eller midlertidige nedskjæringer. Det kan nok forventes at mange virksomheter i tiden fremover også vil ha behov for omfattende permitteringer. Det er knyttet flere spørsmål til permitteringsregelverket. Vi vil i denne artikkelen forsøke å gi en kort og praktisk guide til permittering. Hva er særskilt viktig å tenke på og hvilke formregler må følges?
Kort om permittering
En permittering innebærer et ensidig påbud fra arbeidsgiver om en midlertidig fravikelse av arbeidsgivers lønnsplikt og arbeidstakers arbeidsplikt. Det bemerkes likevel at selve arbeidsforholdet består, men det innehar i en midlertidig periode få rettigheter og plikter. Så fort permitteringsperioden er over, gjeninntrer arbeidsgivers lønnsplikt og arbeidstakers arbeidsplikt.
Det kreves en saklig grunn for at arbeidsgiveren skal ha rett til å permittere ansatte. En saklig grunn kan eksempelvis være driftsstans eller manglende ordretilgang.
Forut for en eventuell permittering må behovet for permittering drøftes med virksomhetens tillitsvalgte. Arbeidsgiver skal videre foreta en saklig begrunnet vurdering av hvilke arbeidstakere som skal permitteres. Etter dette må arbeidsgiver gi et skriftlig permitteringsvarsel til de aktuelle arbeidstakerne.
Som følge av koronapandemien er det foretatt flere vesentlige endringer i permitteringsregelverket som det er viktig å være klar over. Vi skal her forsøke å gjennomgå steg for steg hva virksomheten må vurdere eller være klar over for å sikre notoritet.
Steg 1: Saklig grunn for permittering
Først og fremst må virksomheten vurdere grundig om det foreligger behov for permittering. For at virksomheten skal kunne permittere en eller flere arbeidstakere, må det foreligge saklig grunn til det. Den saklige grunnen må være et forhold på virksomhetens side, og det må foreligge et midlertidig behov for permittering. Dersom det foreligger et permanent behov for færre ansatte, vil virksomheten heller måtte gå til oppsigelse. Ettersom flere personer daglig blir vaksinert mot covid-19, er det nå større grunn til å anta at behovet for permittering vil være midlertidig.
Omsetningssvikt, manglende ordretilgang, leveringsstans, færre besøk i en restaurant grunnet antallsbegrensninger og skjenkestopp er eksempler på saklige grunner på virksomhetens side. Det at en arbeidstaker er i karantene eller er smittet av covid-19 er ikke grunnlag for permittering.
Det bemerkes at virksomheten vil være forpliktet til å forsøke alternative tiltak før en permittering foretas, og at dette dokumenteres skriftlig.
Forholdene som eventuelt taler for permittering, burde dokumenteres skriftlig og muligens behandles i et styremøte. I dokumentasjonen burde det videre fremgå hvilken eller hvilke del/deler av virksomheten som har behov for permittering.
Så langt det lar seg gjøre, må vurderingene som foretas i steg 1, drøftes i samråd med den/de tillitsvalgte. Dersom det ikke finnes en tillitsvalgt i virksomheten, vil drøftelsene kunne tas sammen med arbeidsmiljøutvalget eller verneombudet. Drøftelsene i samråd med den/de tillitsvalgte burde dokumenteres skriftlig.
Steg 2: Utvelgelse av arbeidstakere
Etter at det er besluttet og dokumentert at det foreligger saklige grunner for permittering av hele eller deler av virksomheten, vil arbeidsgiver måtte foreta en utvelgelse av hvilke og hvor mange arbeidstakere som skal permitteres. Denne utvelgelsen vil henge sammen med grunnlaget for permitteringen, og hvilken/hvilke deler av virksomheten som blir påvirket av en permittering.
Utvelgelsen vil måtte basere seg på saklige vilkår, og prosessen og diskusjonene knyttet til utvelgelseskretsen burde dokumenteres skriftlig.
I henhold til hovedavtalen mellom LO og NHO, og flere andre hovedavtaler, vil arbeidstakernes ansiennitet være hovedregelen for utvelgelsen. Dette vil kunne føre til at noen ledere muligens vil måtte permitteres før andre arbeidstakere, og andre arbeidstakere da må utføre en del av lederoppgavene. Det bemerkes at ansiennitetsprinsippet kan fravikes dersom det foreligger tungtveiende grunner for det.
For de virksomhetene som ikke er tariffbundne, vil ansiennitetsprinsippet fremdeles være relevant, men da kun som et utgangspunkt i vurderingen.
Utvelgelse av arbeidstakere vil måtte, så langt det lar seg gjøre, drøftes i samråd med den/de tillitsvalgte. Dersom det ikke finnes en tillitsvalgt i virksomheten, vil drøftelsene kunne tas sammen med arbeidsmiljøutvalget eller verneombudet. Drøftelsene i samråd med den/de tillitsvalgte burde dokumenteres skriftlig.
Steg 3: Permitteringsgraden og -lengden
Som regel har virksomheten en klar oppfatning av om det er behov for å permittere arbeidstakere helt, eller om det holder å permittere arbeidstakere delvis. Det er her viktig å bemerke at permitteringsgraden ikke skal være høyere enn det som er nødvendig.
Permitteringsgraden vil likevel kunne ha betydning for om arbeidstakerne har rett på dagpenger under permittering eller ikke. For at arbeidstakere skal ha rett til dagpenger fra NAV, vil deres arbeidstid måtte være redusert med minst 40 %. Det bemerkes at reduksjonen av arbeidstiden ikke knytter seg til en 100 % stilling. Reduksjonen er derimot relatert til stillingsprosenten til den aktuelle arbeidstakeren.
Virksomheten må videre vurdere hvor lenge arbeidstakerne skal være permittert. Permitteringslengden skal være så realistisk som mulig, og gjerne med en spesifikk dato dersom det foreligger en realistisk dato for permitteringens avslutning. Det bemerkes at permitteringslengden kan ha betydning for en eventuell forlengelse av permitteringen.
Arbeidstakere kan være permittert i inntil 52 uker i løpet av en 18 måneders periode. Arbeidsgiver vil være fritatt for lønnsplikt i 49 av disse ukene.
Det bemerkes at den maksimale permitteringslengden er forlenget frem til 30. september 2021 der arbeidsgivere ved 1. februar 2020 hadde 35 eller færre uker igjen av perioden med fritak for lønnsplikt.
Også vurderingene under steg 3 vil måtte drøftes i samråd med den/de tillitsvalgte så langt det lar seg gjøre. Dersom det ikke finnes en tillitsvalgt i virksomheten, vil drøftelsene kunne tas sammen med arbeidsmiljøutvalget eller verneombudet. Drøftelsene i samråd med den/de tillitsvalgte burde dokumenteres skriftlig.
Steg 4: Lengden av varslingsfristen
Arbeidsgiver må i samråd med den/de tillitsvalgte vurdere hvilken varslingsfrist de ansatte har krav på.
Varslingsfristen vil i de aller fleste tilfellene være 14 dager. Unntak fra dette gjelder der det foreligger uforutsette hendelser. Da vil varslingsfristen være to dager. Det er imidlertid oppstilt strenge krav for å kunne benytte seg av en varslingsfrist på to dager.
Koronapandemien i seg selv er på nåværende tidspunkt ikke grunnlag for at varslingsfristen er to dager. Dette skyldes at koronapandemien har vart i nesten ett år. Nye restriksjoner vil muligens heller ikke føre til at varslingsfristen kan settes til to dager. Dette er blant annet avhengig av hvor sannsynlig det var at restriksjonene ville inntre.
Om varslingsfristen på to dager kan benyttes, er en konkret vurdering som må foretas for hver enkelt virksomhet.
Steg 5: Møte med de ansatte/informasjon til de ansatte
Enhver arbeidsgiver som vurderer permitteringer, burde informere sine arbeidstakere om dette før permitteringsvarsel sendes ut. Informasjonsformidlingen kan enten tas via et kontormøte eller gjennom skriftlig oversendelse av informasjon til arbeidstakerne.
Steg 6: Arbeidsgivers informasjonsdeling med NAV
Dersom arbeidsgiveren ønsker eller vurderer å permittere minst 10 arbeidstakere i minst fire uker, vil arbeidsgiveren være forpliktet til å varsle NAV om en mulig permittering så fort som mulig. Dette gjelder uavhengig av om virksomheten ser for seg hel eller delvis permittering.
NAV vil i de fleste tilfellene ta kontakt med virksomheten for å avtale et møte med dets ledelse og tillitsvalgte for å avklare situasjonen og hva NAV kan bistå med.
Steg 7: Utsendelse av permitteringsvarsel til arbeidstakerne
Etter at virksomheten og den/de tillitsvalgte er enige om behovet for permittering, hvilke ansatte som skal permitteres, og permitteringsgraden, vil arbeidsgiveren måtte sende ut et skriftlig permitteringsvarsel til de ansatte.
Varselet skal angi grunnlaget for permittering, når permitteringen begynner å løpe, permitteringsgraden, stillingsprosenten under permitteringen og lengden på permitteringen. Dersom arbeidsgiver ikke kan gi en konkret dato for permitteringens avslutning, vil det måtte anslås en sannsynlig dato. I tillegg vil følgende måtte angis i varselet: stillingsprosenten til arbeidstakeren, arbeidstakerens startdato i virksomheten, og om det er oppnådd enighet om permitteringen mellom virksomheten og den/de tillitsvalgte,.
En arbeidstaker vil være avhengig av å motta et permitteringsvarsel fra sin arbeidsgiver for å ha krav på dagpenger fra NAV.
I den videre delen av artikkelen vil vi forsøke å belyse relevante spørsmål og regler knyttet til permittering.
Arbeidsgivers lønnsplikt og dagpenger fra NAV
Reglene knyttet til periodene arbeidsgiver har lønnsplikt overfor arbeidstakeren, og periodene arbeidstaker mottar dagpenger fra NAV, kan være kompliserte. Vi vil derfor forsøke å gi en nærmere forklaring av reglene nedenfor.
I varslingsperioden har arbeidsgiver lønnsplikt overfor arbeidstakeren. Etter utløpet av varslingsperioden begynner permitteringen å løpe. De ti første arbeidsdagene i permitteringsperioden kalles arbeidsgiverperiode 1. I denne perioden har arbeidsgiver lønnsplikt for ti arbeidsdager. Arbeidsgiver vil således være forpliktet til å betale for ti etterfølgende dager der arbeidstakeren i utgangspunktet skulle arbeidet. Lønnsplikten i arbeidsgiverperiode 1 løper ikke ved fri, avspasering, permisjon og lignende, men utsettes da i tilsvarende periode.
For at arbeidstakeren skal ha krav på dagpenger fra NAV etter utløpet av arbeidsgiverperiode 1, er vedkommende forpliktet til å registrere seg som arbeidssøker hos NAV og søke dagpenger hos NAV.
Arbeidsgiveren er etter utløpet av arbeidsgiverperiode 1 fritatt for lønnsplikt i inntil 49 uker i løpet av 18 måneder. Dersom permitteringen varer utover dette, gjeninntrer arbeidsgivers lønnsplikt. I praksis vil arbeidstakere dermed kunne være permittert i maksimalt 52 uker, medregnet arbeidsgiverperiode 1.
Fritaket fra lønnsplikt ble noe endret fra 01.03.2021. Fra dette tidspunktet gjeninntrer en arbeidsgiverperiode 2 på fem dager der arbeidstakeren har vært permittert i 30 uker i løpet av 18 måneder. Dette innebærer at arbeidsgiver vil være forpliktet til å utbetale lønn i arbeidsgiverperiode 1 på 10 dager, deretter ytes det dagpenger fra NAV frem til uke 30, så utbetaler arbeidsgiver lønn i fem dager, før NAV igjen yter dagpenger. Det bemerkes at regjeringen nå foreslår å fjerne arbeidsgiverperiode 2.
En arbeidstaker har rett til dagpenger fra NAV såfremt vedkommende har hatt en inntekt på minst 1,5 G (kr 152 027) de siste 12 månedene, eller en inntekt på 3 G (kr 304 053) i løpet av de siste 36 månedene.
Vær oppmerksom på at i den perioden da arbeidstaker mottar dagpenger, vil arbeidstakeren ikke motta 100 % av sin lønn. Dagpengene arbeidstakeren mottar, tilsvarer 80 % av arbeidstakerens brutto arbeidsinntekt de siste 12 månedene opp til 3 G. Dersom arbeidstakeren har en brutto arbeidsinntekt på over 3 G, vil arbeidstakeren videre motta 62,4 % av brutto arbeidsinntekt de siste 12 månedene for inntekter mellom 3 G og 6 G. Arbeidstakeren mottar ikke dagpenger av eventuell brutto arbeidsinntekt utover 6 G.
Denne dagpengeberegningen utløper i utgangspunktet i oktober 2021.
Oppsigelse under permittering
Dersom arbeidsgiver ser at permitteringsbehovet er varig, vil det ikke kunne foretas permitteringer av arbeidstakere. Arbeidsgiver vil heller måtte gå til oppsigelse av arbeidstakere.
I noen tilfeller kan det være aktuelt for enten arbeidsgiver eller arbeidstaker å foreta en oppsigelse i løpet av permitteringsperioden.
Dersom arbeidstakerne ønsker å si opp sin stilling i løpet av sin permitteringsperiode, er oppsigelsesfristen i utgangspunktet på 14 dager. Ved permittering over tre måneder vil det likevel ikke foreligge en oppsigelsesfrist for arbeidstaker i de fleste tilfeller.
Om arbeidsgiver derimot ser at det ikke er utsikter til en forbedret situasjon, slik at det er nødvendig å foreta oppsigelse av permitterte arbeidstakere, har arbeidsgiver mulighet til dette. Ved slike tilfeller vil permitteringen opphøre. Dette innebærer at arbeidsgiver igjen har lønnsplikt ovenfor arbeidstakeren i den normale oppsigelsestiden, mens arbeidstakers arbeidsplikt gjeninntrer. Arbeidstakers arbeidsplikt bortfaller likevel dersom arbeidstakeren har inntrådt i en annen stilling.
Avvikling av ferie og spørsmål om feriepenger
For de fleste arbeidstakerne vil spørsmålet om det er mulig å avvikle ferie under permittering være relevant. Utgangspunktet for ferieavvikling under permittering er at ferie skal avvikles som normalt, slik at ferien ikke medregnes i permitteringsperioden. En arbeidsgiver kan likevel pålegge arbeidstakeren å avvikle ferien under permitteringsperioden.
En arbeidstaker opptjener feriepenger på mottatte dagpenger året før med en sats på 10,2 %.
Forlengelse av en allerede igangsatt permittering
Flere virksomheter kan ha behov for å forlenge en allerede igangsatt permittering innenfor den maksimale permitteringsperioden på 52 uker dersom det viser seg at behovet for permittering fremdeles er til stede ved utløpet av permitteringen. Det er således et krav om at det foretas en ny vurdering av om det fremdeles foreligger et behov for en forlengelse av permitteringen. Denne vurderingen burde dokumenteres skriftlig.
Såfremt det ikke er fastsatt en konkret dato for permitteringens avslutning, er det anledning til å forlenge en allerede igangsatt permittering, uten å sende ut et nytt permitteringsvarsel. En forlengelse av en igangsatt permittering vil således eksempelvis være aktuelt der det fremgår at permitteringen gjelder “inntil videre”, “ved første omgang”, ved forbehold om forlengelse eller der permitteringens lengde er avgitt omtrentlig eller med usikkerhet.
Ved en forlengelse av en allerede igangsatt permittering påløper det ikke ny lønnsplikt for arbeidsgiver ut over hva som fremgår ovenfor.
Dersom det derimot fremgår en konkret dato for permitteringens avslutning, eller permitteringens lengde er spesifisert uten usikkerhet, vil alle vurderinger knyttet til permittering og utsendelse av permitteringsvarsel måtte foretas på nytt.
